1) A szabályzat tárgya:
Az uniós jogba és a hazai jogszabályokba ütköző jogellenes vagy annak vélt cselekmények, mulasztások, intézkedések bejelentésének, azok kivizsgálása és a szükséges intézkedések meghozatala eljárási rendjének szabályozása a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény rendelkezéseinek megfelelően.
2) A szabályzat hatálya:
A szabályzat időbeli hatálya: 2023. december 17-től annak visszavonásáig terjed.
A szabályzat személyi hatálya: a Kaffka Kft-vel foglalkoztatási jogviszonyban (lsd. 3. pont) álló személyekre terjed ki.
3) Fogalmak, alapszabályok:
Az a munkáltató, amely legalább 50 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat, belső visszaélés-bejelentési rendszert hoz létre.
A jogszabály értelmében:
foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi,
foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat,
foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben a foglalkoztatási jogviszonnyal kapcsolatos jogellenes vagy annak feltételezett cselekményre, mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ bejelentésére van lehetőség.
A bejelentést akkor szükséges érdemben kivizsgálni, ha a bejelentő
a) a foglalkoztató által foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban foglalkoztatott személy
b) olyan foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló jogviszonya megszűnt
c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesíteni kívánó személy és a jogviszony létrehozására irányuló eljárás már megkezdődött
d) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban álló egyéni cég, egyéni vállalkozó
e) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, a foglakoztató ügyviteli, ügyvezető és felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is
f) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy
g) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok, illetve önkéntes
h) valamint a d), e) és g) pontok esetében az is, akinek a szerződéses kapcsolat létesítésére irányuló eljárása már megkezdődött vagy a szerződéses kapcsolat már megszűnt.
A 2023. évi XXV. törvény, illetve jelen szabályozás fontos alapelve, hogy a bejelentőt nem érheti hátrányos intézkedés a bejelentés miatt, függetlenül attól, hogy a bejelentés az eljárás során megalapozottnak bizonyul-e.
Hátrányos intézkedésnek minősül különösen
a) a felmondás vagy ezzel egyenértékű intézkedés
b) lefokozás, előléptetés megtagadása
c) a foglakoztatott szempontjából negatív irányú változás a munkakörben, munkaidőben, munkavégzés helyében
d) bércsökkentés
e) képzés megtagadása
f) negatív teljesítményértékelés tényszerű indokolás nélkül
g) bármely hátrányos jogkövetkezmény (fegyelmi intézkedés, pénzügyi szankció, stb…) alkalmazása tényszerű indokolás nélkül
h) hátrányos megkülönböztetés, tisztességtelen bánásmód, zaklatás, kiközösítés, megfélemlítés
i) határozott idejű munkaszerződés meghosszabbítása, annak idő előtti megszüntetése
j) határozott idejű jogviszony határozatlan idejűvé alakításának elmulasztása, ha a foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy a határozott idejű jogviszonyt határozatlan idejűvé alakítják
k) károkozás, ideértve a bejelentő jóhírének megsértését, pénzügyi veszteséget, üzleti lehetőség elvesztését
l) olyan intézkedést, melynek az az eredménye, hogy a foglakoztatott a foglalkoztatására irányuló jogviszonya szerinti ágazatban a jövőben foglakoztatásra irányuló jogviszonyt nem létesíthet
m) egészségügyi alkalmasságra vonatkozó orvosi vizsgálat előírása indokolatlanul
n) áru-, vagy szolgáltatási szerződés idő előtti felmondása
o) engedély visszavonása.
4) Az eljárás szabályozása
4.1. Az eljárás szereplői
Bejelentő: a jogsértést sérelmező személy, függetlenül attól, hogy a sérelem őt érte, avagy csak tanúja volt annak és ezt szóban vagy írásban közli a foglalkoztatóval.
Érintett: aki ellen a bejelentést megtették, azaz aki elkövette vagy legalábbis a bejelentő szerint elkövette a bejelentésre okot adó cselekményt vagy mulasztást.
Tanú: az a személy, aki információval rendelkezik a bejelentéssel érintett cselekmény vagy mulasztás körülményeiről
Bejelentővédelmi megbízott: fogadja a bejelentést szóban vagy írásban, kapcsolatot tart a bejelentővel, tájékoztatja a bejelentőt az eljárásról, biztosítja a titoktartást, az adatkezelési, személyiségi jogok érvényesülését, közreműködik a kivizsgálásban, előkészíti az ügyet a döntéshozatalra.
4.2. A bejelentés megtétele
Társaságunk a vélt vagy valós visszaélések bejelentésére a bejelentő számára szóbeli és írásbeli lehetőséget biztosít. A szóbeli bejelentést telefonon vagy személyesen lehet megtenni. Az írásbeli bejelentésre társaságunk egy elektronikus felületet hozott létre, melyen a bejelentés megtételére egy űrlap áll rendelkezésre, valamint az írásbeli bejelentés megtehető postai levél útján is.
a) Szóbeli bejelentés telefonon:
A bejelentést minden munkanapon 9 órától 11 óráig lehet megtenni a 20/938-4376-os telefonszámon.
A telefonhívás nem kerül rögzítésre, a bejelentésről jegyzőkönyv készül, melynek másolati példányát, azt követően, hogy lehetőséget biztosítottunk az ellenőrzésre, helyesbítésre, aláírás melletti elfogadásra, átadjuk a bejelentőnek.
b) Szóbeli bejelentés személyesen:
A bejelentést minden munkanap 10 órától 11 óráig lehet megtenni a Kft. irodahelyiségében.
A bejelentő személyes adatok védelmére vonatkozó tájékoztatását követően, a bejelentésről jegyzőkönyv készül, melynek másolati példányát, azt követően, hogy lehetőséget biztosítottunk az ellenőrzésre, helyesbítésre, aláírás melletti elfogadásra, átadjuk a bejelentőnek.
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, az eljárás szabályaira és arra, hogy adatait bizalmasan kezeljük.
c) Írásbeli bejelentés elektronikusan:
A bejelentést a panasz.kaffka.hu weblapon található űrlap segítségével lehet megtenni.
d) Írásbeli bejelentés postai úton
A bejelentést a Kaffka Kft. címére (7400 Kaposvár, Iparos u. 3.) kell címezni.
Társaságunk az írásbeli bejelentést követő 7 napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében tájékoztatást nyújtunk az eljárási és adatkezelési szabályokról.
4.3. Az eljárás lefolytatása
Társaságunk a bejelentésben foglaltakat a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kivizsgálja.
A bejelentések Mezei István bejelentővédelmi megbízotthoz érkeznek be, aki a bejelentés tárgyától függően, pártatlan személyekből álló 3 fős bizottságot hoz létre, azaz felkér a bejelentés kivizsgálására két további személyt, aki az ügyben pártatlanul képes eljárni és döntést hozni. Amennyiben a bejelentés a bejelentővédelmi megbízott, mint egyben ügyvezető cselekményével vagy mulasztásával kapcsolatban érkezett, bejelentővédelmi megbízott az ügyben nem járhat el. Bejelentővédelmi megbízott az ügy elbírálására három főből álló, pártatlan bizottságot hoz létre.
Indokolt esetben a kivizsgálás határideje egy esetben meghosszabbítható, azonban ebben az esetben is be kell fejezni az eljárást három hónapon belül. A bejelentőt a hosszabbításról szóló döntéssel egyidejűleg tájékoztatni kell a hosszabbítás tényéről, okáról, az eljárás várható befejezéséről.
Az eljárás során, amennyiben az szükségessé válik, a bejelentő felhívható a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, további információk megadására. A kivizsgálás során meg kell vizsgálni a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát és meg kell hozni a megfelelő intézkedést a visszaélés orvoslására. A foglalkoztató – amennyiben az eljárás annak szükségességét állapítja meg – munkajogi intézkedést foganatosíthat. Ha a vizsgálat azt állapítja meg, hogy a bejelentésben foglaltak megalapozatlanok, az eljárást meg kell szüntetni. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a kivizsgálás eredményéről vagy annak mellőzéséről, a mellőzés indokairól, a visszaélés orvoslásával kapcsolatban megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja.
Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a kivizsgálás eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt szóban tájékoztatta, és a bejelentőt a tájékoztatást tudomásul vette és ennek tényét aláírásával igazolja.
Amennyiben a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése látszik indokoltnak, akkor intézkedni szükséges a feljelentés megtételéről.
A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg
b) a bejelentést nem az arra jogosult személy tette meg (lsd. 3. pont)
c) a bejelentés ugyanazon személy által tett, ismételt, ugyanazon tartalmú bejelentés
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
4.4. Adatkezelés az eljárás során
A bejelentés kivizsgálása során a bejelentőnek, a bejelentés által érintett személynek, azaz annak, akinek a cselekménye vagy mulasztása okot adott a bejelentésre, valamint annak a személynek, aki érdemi információval rendelkezhet a bejelentés által érintett visszaélés kivizsgáláshoz, az eljárás lefolytatásához szükséges személyes adatait kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából szabad kezelni. Ezek az adatok csak annyiban közölhetők más személlyel, a foglalkoztató valamely szervezeti egységével, amennyiben az a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges.
A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
Fenti szabályozást arra a személyre is alkalmazni kell, aki a bejelentésben érintett visszaéléssel kapcsolatban érdemi információval rendelkezik.
Minden olyan adatot, amely a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, haladéktalanul törölni kell.
Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, a természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, hivatkozott törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.
Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a panaszos vagy a közérdekű bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
4.5. Nyilvántartási kötelezettség
A foglalkoztató a beérkezett a visszaélés bejelentési rendszerben beérkezett bejelentésekről nyilvántartást vezet. A nyilvántartás tartalmazza
- a visszakereshetőség és beazonosíthatóság érdekében a sorszámmal ellátott panaszt,
a panasz tárgyát,
az alapjául szolgáló cselekmény vagy mulasztás leírását
a bejelentés beérkezésének dátumát
a meghozott intézkedés leírását
a bejelentés elutasítása esetén annak indokát
a döntéshozatal időpontját.
A nyilvántartás vezetésére a bejelentővédelmi megbízott köteles.
Jelen szabályzat megismerésére a helyben szokásos módon kifüggesztés útján, illetve a panasz.exilfood.hu weblapon van lehetőség.
Kaposvár, 2023.11.28.
………………………………………..
Mezei István Szabolcs
ügyvezető